Ce que vous devez savoir pour bien onboarder un collaborateur à distance

rédigé par Magali André - 28 avril 2020
Retour

65, c’est le pourcentage des nouveaux employés qui consultent à nouveau les offres d’emploi dans les 91 jours suivant leur embauche. Pour pallier ce problème et surtout les engager dès leur arrivée au sein de votre entreprise, il est de votre responsabilité de leur proposer un onboarding digne de ce nom. Encore plus en cette période où vous devez créer de la proximité à distance. 

Anticipez son arrivée 

Équipez-le avant qu’il ne commence et préparez son onboarding 

Avant toute chose, appelez le 10 jours à une semaine avant ses débuts dans votre entreprise : prenez des nouvelles et renseignez-vous sur ses conditions de confinement. Est-il chez lui avec ses enfants ? A-t-il une pièce pour pouvoir installer un bureau au calme ou au contraire vit-il dans un 25m2 avec sa compagne ? Posez-lui également des questions sur son niveau de maîtrise des logiciels qu’il doit utiliser pour son job au quotidien. Croyez-nous, ça vous aidera à mieux organiser son onboarding.

Dans la semaine qui précède, envoyez-lui les équipements nécessaires pour qu’il puisse bien commencer (ordinateur, souris, casque si besoin, etc.). Et puis bien sûr, prenez le temps de lui envoyer un mail récapitulatif avec ses identifiants pour se connecter à sa boîte mail et les autres logiciels ou sites dont il aura besoin

Les 10% qui font la différence : le “welcome kit” envoyé par courrier. C’est le meilleur moyen de bien montrer à votre nouvelle recrue que vous êtes ravi de le.a. compter parmi vous. En ce qui concerne le contenu de ce kit, choisissez des éléments qui correspondent à votre culture. 

Par exemple : 

  • Un cactus pour décorer son bureau. Chez elinoï, on adore ceux de chez AY Cactus que l’on envoie à tous nos talents placés chez nos partenaires. 
  • Un joli cahier et un stylo pour pouvoir prendre des notes au cours de son onboarding. MOO vous permet de produire des carnets rapidement et simplement en ligne. 
  • Une tasse pour son café ou son thé du matin. Ou de l’après-midi d’ailleurs. 
  • Un pot à crayons ou stylos. 
  • Un cadre avec une citation inspirante ou drôle. 

Le mieux c’est de combiner des éléments utiles à des objets plus décalés qui correspondent à votre culture d’entreprise et votre état d’esprit, histoire de donner le ton. 

Optimisez son intégration 

Il n’y a pas de secret, une bonne intégration se prépare en amont. Prenez des notes : 

1 – Rappelez à votre équipe son arrivée, et ce dans les 10 jours qui la précèdent

2 – Programmez une réunion d’accueil en visio (idéalement collective ou en sous-groupe) et attribuez à l’onboardé.e un.e mentor/buddy qui devra s’assurer de la maîtrise des process et outils mais aussi qu’il/elle participe aux rituels de l’entreprise et de l’équipe. Pour endosser ce rôle choisissez une personne connaissant bien l’entreprise exerçant le même métier ou alors dans le même service. 

3 – Après le welcome kit physique, le welcome kit en ligne : alors celui-ci n’est pas un plus il est indispensable et doit a minima inclure : 

  • Une présentation de l’entreprise comme un Welcome Book qui détaille votre culture, vos valeurs, votre organisation en termes d’équipes, etc.)
  • Un book de passation ou guide de mise en route qui décrit le poste et ses missions, regroupe les conseils pratiques notamment pour l’utilisation opérationnelle de certains outils ou des méthodes à suivre pour certaines tâches, des FAQs et bien sûr les coordonnées des personnes référentes à contacter si besoin. 
  • Le planning du parcours d’intégration ou au moins les grandes étapes 

Les 10% pour faire la différence : Ajoutez à votre welcome kit online un mot personnalisé du CEO, de la veille (sur l’entreprise, les enjeux du secteur) à lire. Ou encore des conseils pour être efficace et productif en télétravail. 

 Le Jour J et la 1e semaine 

1 – Le petit-déjeuner d’accueil

On ne va pas vous mentir, c’est déjà la moindre des choses en temps normal, alors en confinement on ne vous en parle pas. Le petit déjeuner d’arrivée, c’est LA première impression d’esprit d’équipe et d’ambiance que vous donnez à votre nouveau collaborateur. Alors vous vous devez de la soigner. Prévoyez une demi-heure, pour que votre nouvelle recrue puisse se présenter à tout le monde et que vous ayez le temps de briser la glace avant de commencer la semaine et de rentrer concrètement dans l’onboarding opérationnel. 

2 – Prenez le temps de lui expliquer toutes les étapes de son onboarding 

Quels rituels prévoir à distance ? 

  • Planifiez des points en visioconférence avec les autres membres de l’équipe sur la première semaine. Notamment ceux d’autres métiers pour qu’il explique à votre nouvelle recrue en quoi consiste leur job et leurs méthodes de travail. De cette manière, votre onboardé pourra faire plus ample connaissance avec les gens en one-to-one et aura une vision plus fine de votre organisation. 
  • Aménagez des moments privilégiés en visioconférence avec son buddy ou son manager au moins tous les deux jours pendant les 2 premières semaines pour créez des espaces de discussion libre, prendre la température sur son intégration, son avancée, etc. 

les 10% pour faire la différence : Organisez vers la fin de la première semaine, un “apéro-skype” de bienvenue qui remplacera l’afterwork ordinaire de manière à continuer de briser la glace et créer des liens avec toute l’équipe.

Qui dit onboarding à distance dit double vigilance 

À distance, vous devez être d’autant plus à l’écoute et attentif aux retours de votre nouveau collaborateur :

  • Ne le.a laissez pas dans une situation de blocage ou d’incompréhension.
  • Evitez les appels à l’improviste et préférez des points réguliers prévus en avance dans vos agendas respectifs. 
  • Privilégiez les contacts les plus “humains” possibles. En bref préférez les zooms aux mails ou au téléphone. 

Les 10% pour faire la différence : Rythmez votre parcours d’intégration avec des défis et activités pour dynamiser l’intégration de votre nouvelle recrue et surtout apporter au maximum cette impression de proximité malgré la distance. Chez elinoï par exemple, on organise des concours tels que : devinez à qui est ce bureau (un bureau est posté par jour sur le slack commun, chacun doit deviner de qui il s’agit) ? Une anecdote de confinement (chacun raconte une anecdote improbable ou marrante sur son confinement et les autres doivent deviner de quoi il s’agit). Avec un système de récompense bien sûr pour engager tout le monde. En bref, on essaye de se sentir proches, même de loin ! 

Et si vous n’êtes pas sûr d’avoir le temps, l’expertise et les ressources pour sélectionner et recruter les talents qui feront la différence, nous sommes là pour ça. Notre mission chez elinoï ? Vous connaître sur le bout des doigts pour vous aider à recruter les meilleurs talents qui sont sensibles à votre projet et qui partagent vos valeurs. 

Inscrivez-vous sur elinoï
Partagez cet article sur vos réseaux sociaux