Les clés pour un onboarding efficace : le use case elinoï

rédigé par L'équipe elinoï - 8 juillet 2021
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On pense (souvent à tort) que le recrutement s’arrête à la signature de la promesse d’embauche. Le candidat devient alors un collaborateur et commence son aventure professionnelle au sein de l’entreprise. Sauf que c’est faux ! Chez elinoï, on part du principe que le cycle de recrutement s’achève lorsque le collaborateur valide sa période d’essai et reste au sein de l’entreprise. Pourquoi ? Parce qu’1 talent sur 3 ne reste pas dans l’entreprise suite à ces premiers mois et ce, parfois car ça ne matchait pas du côté employeur mais souvent car il n’a pas été convaincu par son accueil et son onboarding. Et changer ça c’est à la portée de toute organisation. Alors plus d’excuses ! On vous donne un aperçu de notre onboarding en interne pour vous aider à vous projeter. 

Gardez le contact avant son arrivée

Généralement, il ne se passe rien ou presque entre la signature du contrat et l’arrivée du collaborateur dans votre entreprise et ce, même si ce lapse de temps dure parfois jusqu’à 3 mois (durée du préavis). La plupart des prises de contact sont liées à des sujets administratifs. Grosse erreur ! Cette période est cruciale pour engager le talent et déjà l’intégrer à vos équipes. 

Vous avez une multitude de solutions à votre portée pour anticiper son arrivée telles que : 

  • Prenez le temps de préparer son matériel de travail pour qu’il soit prêt à son arrivée (ordinateur, souris, casque, etc). Et bien sûr, assurez-vous que celui-ci fonctionne bien. Cela vous paraît évident ? Détrompez-vous, c’est rarement le cas dans les entreprises.  
  • Créez-lui des comptes sur les outils et logiciels dont il aura besoin et transmettez-lui les identifiants s’il souhaite les prendre en main en avance. 

Tout ça, c’est le B.A.-BA. Vous pouvez d’ailleurs aller encore plus loin pour faire vraiment la différence ! Comment ? En lui préparant un kit d’arrivée par exemple. Il peut se composer d’un carnet, d’un stylo et d’un élément qui reflète votre culture d’entreprise comme un cactus personnalisé à poser sur son bureau ou une tasse avec son prénom, etc. 

Et vous pouvez préparer tout ça de n’importe où donc pas d’excuse. On vous donne toutes les clés pour préparer cet onboarding même à distance dans notre article

Le jour J : Prévoir une arrivée digne de ce nom

Vous savez ce que l’on dit sur les premières impressions : elles sont parfois trompeuses mais elles laissent une trace qui part difficilement. Il en va de même pour l’arrivée de votre nouveau collaborateur : son premier jour est déterminant pour la suite de son intégration

Rappelez-vous votre premier jour de rentrée des classes, l’appréhension de vous faire des amis, de savoir si vous allez être dans une bonne classe, si cette année va bien se passer, etc. C’est quand même plus facile de s’intégrer quand les autres enfants viennent vous proposer de jouer avec eux plutôt que lorsqu’ils vous toisent de loin dans la cour de récré. Et bien en entreprise c’est la même chose. 

Ce qu’on fait à chaque nouvelle arrivée chez elinoï pour intégrer au maximum nos petits nouveaux : 

  • Basique mais finalement rarement existant : tout le monde connaît le prénom du nouvel arrivant avant son premier jour. Son arrivée a bien été annoncée en amont à toute l’équipe. C’est quand même bien plus agréable d’arriver dans une équipe qui connaît votre nom et sait d’où vous sortez. 
  • On organise en début de matinée un petit-déjeuner avec toute l’équipe : chouquettes, jus, viennoiseries… 30 min pour briser la glace autour d’un petit-dèj convivial. 
  • Notre COO prend ensuite le relai sur la matinée pour donner ⅔ éléments administratifs, lui remettre son matériel, l’aider à le prendre en main et lui expliquer dans les grandes lignes comment va se passer son onboarding sur les prochaines semaines (on y reviendra plus tard dans l’article). 
  • Vient ensuite le premier déjeuner ! Ahh ce moment où l’on angoisse de se retrouver seul. Chez nous, jamais de la vie. Chaque nouvel arrivant déjeune avec son équipe le premier jour et l’on s’assure qu’il soit toujours accompagné au moins lors des 2 premières semaines. 

En bref, rien de très compliqué. Mais on vous assure que ça suffit à faire la différence. 

Ne le/la gavez pas d’informations, faites les choses bien 

1/ Structurez votre onboarding 

Votre onboarding doit être structuré pour ne pas noyer votre nouveau collaborateur sous une tonne d’informations dans tous les sens mais lui donner la meilleure appréhension de votre business, de votre entreprise et de son métier. C’est seulement de cette manière qu’il sera opérationnel le plus rapidement possible. 

Chez elinoï notre onboarding se déroule en 2 étapes : 

  • Une première semaine dédiée à un onbarding entreprise sur tous nos métiers 
  • Puis un onboarding spécialisé sur le métier dont la durée varie selon l’équipe et le poste. 

Et bien sûr chaque étape est rythmée. Prenons l’exemple de notre onboarding entreprise : il est rythmé par thème et par jour. 

2/ Variez l’approche et les formats selon les sujets 

Chez elinoï, nous avons construit tout notre onboarding sur Notion afin de permettre une prise en main des sujets de manière complètement autonome. Chaque nouvel arrivant peut dérouler chaque thème à son rythme. 

Ce qu’on a mis en place pour dynamiser le contenu et faire en sorte que ce ne soit pas trop rébarbatif ? Nous avons alterné vidéos / présentations / documents à consulter / fichiers audios à écouter et rencontres avec les équipes. 

Nous avons également rendu le parcours plus ludique avec l’intégration de cases à cocher par exemple pour que l’onboardé visualise sa progression. La preuve en image : 

Cet outil nous permet donc de proposer un onboarding riche sans solliciter trop régulièrement nos équipes opérationnelles. Mais attention à ne pas tomber dans l’extrême…

3/ N’oubliez pas l’humain dans votre onboarding

Attention, s’outiller ne veut pas dire oublier le côté humain. L’onboarding constitue avant tout une intégration au sein d’une entreprise donc d’un groupe. C’est d’ailleurs le petit écueil dans lequel nous sommes tombés à un moment : alors pensez-bien à alterner session de travail en autonomie et rencontre avec les équipes, observations de calls, de réunions ou autres. 

Et surtout, prenez le temps de demander à chaque collaborateur un retour sur son onboarding. C’est le moyen le plus efficace d’ajuster efficacement l’expérience que vous proposez. 

Soigner votre onboarding, c’est soigner votre marque employeur 

Gardez bien en tête que les premiers jours sont déterminants puisqu’il s’agit du premier vrai contact qu’un collaborateur a avec votre entreprise. Il y a donc un vrai enjeu qui consiste à marquer les esprits et donner aux nouveaux l’envie de rester. Cette période participe 1/ à façonner l’engagement de chaque nouveau collaborateur et 2/ sa perception de l’entreprise et donc la manière dont il en parlera autour de lui. À l’inverse, un collaborateur déçu de ses premières semaines peut (au-delà de partir avant sa fin de période d’essai) créer un bouche-à-oreille néfaste pour votre boîte. En bref, mettre en place un onboarding digne de ce nom est à la portée de tous. À vous de créer les conditions pour accueillir, intégrer et rendre vos nouveaux collaborateurs opérationnels rapidement !

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